“저 사람의 보고서는 어떻게 늘 한 번에 통과할까?”
일 잘하는 사람의 보고서 작성법
“이걸 보고서라고 썼어? 당장 다시 써 와!”
직장생활을 다룬 드라마를 보면 상사가 부하에게 종이 뭉치를 던지며 호통치는 장면이 자주 나온다. 문서로 시작해 문서로 끝나는 게 직장생활이라는 말도 있지만, 최소한 직장생활에서는 문서가 곧 그 사람의 능력이다. 업무에 필요한 글만 잘 써도 능력을 인정받는다. 그렇다면 한 번에 결재를 받아내고 나아가 조직 안팎에서 회람되는 보고서는 어떻게 써야 할까?
신간 『1% 일잘러의 글쓰기 비밀 노트』는 이런 질문에 명쾌한 답변을 제공하는 책이다. 신문사, 정부 부처, 기업체 등에서 오랫동안 글을 썼고, 사람들이 쓴 온갖 종류의 글을 다듬는 일을 해온 저자 백우진은 비즈니스 글쓰기의 비결을 ‘역지사지’라는 한마디로 요약한다. 그리고 ‘독자 중심으로, 독자가 핵심을 먼저 파악할 수 있도록 쓰자’고 제안한다. 상사나 경영진이라는 독자가 보고서의 핵심 내용을 잘 이해하고 최적의 의사결정을 내릴 수 있게 하는 것이 비즈니스 글쓰기의 목표라는 얘기다.
이 책은 비즈니스 글쓰기의 목표를 달성하는 비결을 세 가지 원칙으로 보여준다. 한 번에 OK를 받는 보고서, 간결하고 명쾌한 보고서를 작성하는 방법을 사례 중심으로 해설함으로써 즉시 활용할 수 있도록 했다. 이 책에서 소개하는 세 가지 원칙과 풍부한 예문을 통한 첨삭 강의를 충분히 익힌다면 골치 아픈 과제로만 여겨지던 글쓰기가 훨씬 수월해질 것이고, 나아가 회사에서 업무력을 인정받을 수 있을 것이다.
깔끔하고 명료한 보고서를 만드는
비즈니스 글쓰기 3원칙
저자는 비즈니스 글쓰기의 목표란 ‘읽을 사람이 핵심을 쉽고 빠르고 정확하게 파악하게 하는 것’이라며, 한 번에 통하는 보고서의 비결을 세 가지 원칙으로 정리했다.
첫 번째 원칙은 ‘두괄식’이다. 두괄식으로 써야 하는 이유는 의사결정자인 독자에게 핵심을 먼저 전달함으로써 논의를 간단히 하고 곧장 결론을 이끌어내는 데 있다.
두괄식에는 세 가지 유형이 있다. ‘결론을 맨 위로’, ‘핵심 포괄’, ‘큰 그림 속에서 논의 대상 거론’이다. 두괄식으로 쓰라는 원칙은 문단뿐만 아니라 한 문장에서도 적용되고, 문장의 일부인 문구에서도 적용된다. 여러 문단을 놓고 볼 때도 첫 문단에서 핵심을 짚어주고 요약을 제시하면 독자가 헤매지 않게 된다.
두 번째 원칙은 ‘가지런하고 짜임새 있게 구조화하기’다. 글쓰기의 기본 단위는 문단이다. 문단 단위로 글을 써야 간결해진다. 목차를 가른 뒤 각 목차 속에서 문단을 나누고 문단 속 정보를 적절하게 배치하면 보고서가 짜임새 있게 완성된다.
구조화의 기본은 비슷한 항목을 묶고 각 항목에 범주를 붙이는 것이다. 문장을 모아 목차를 부여한다고도 할 수 있다. 즉 구조화는 문단을 구성하고, 문단 내 정보를 위계에 따라 배치하는 것을 말한다. 이때 구성한 단계를 부호와 들여쓰기로 시각화하는 형식이 개조식이다. 개조식에서 문단 구성과 문단의 범주(목차명) 작성이 맞물려서 이뤄진다. 이때 목차명과 내용이 대응하도록 신경 써야 한다.
세 번째 원칙은 ‘겹치지 않게 빠짐없이 쓰기’다. 글로벌컨설팅그룹 맥킨지&컴퍼니가 제시한 논리적 사고 기법인 MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive: 상호 배제와 전체 포괄)를 보고서 작성에 적용했다. 업무용 글을 작성할 때는 문장에서도, 문단에서도, 글 한 편에서도 반복과 중첩을 피해야 한다. 이를테면 ‘약 50만 원 정도’라는 문구에서 ‘약’과 ‘정도’는 의미가 겹친다. ‘기대감’과 ‘불안감’에서 ‘기대’나 ‘불안’은 이미 감정을 나타내는 단어이므로 ‘감’이 불필요하다. 한 문장에는 불필요한 부분이 한 글자라도 있으면 안 되고, 한 단락에는 필요 없는 문장이 하나라도 있으면 안 된다고 저자는 강조한다.
‘겹치지 않게’ 쓰기보다 더 중요한 원칙이 ‘누락 없이’ 쓰기다. 핵심 정보를 빠뜨리면 보고서의 오류에 그치지 않고 업무 차질로 이어지기 때문이다. 이를테면 ‘육하원칙’처럼 정보의 세부적인 요소를 세트로 묶어 항목별로 점검하는 방식, 체크리스트를 활용해 빠진 부분을 확인하는 방식, 독자의 예상 질문을 정리해보는 방식이 누락 없이 쓰는 비결이다.
또한 경영진에게까지 올라가는 보고서를 작성할 때는 핵심요약문을 마련해야 한다. 핵심요약문은 경영진의 빠른 의사결정을 돕기 위한 문서다. 따라서 당연히 두괄식으로 작성해야 한다. 일반적으로 보고서의 전체 내용을 1쪽 분량으로 요약하고 전략과 요점 등 주요 포인트를 정리하여 제시한다.
‘전방위 글쟁이’ 백우진의 명쾌하고 꼼꼼한 가이드
실제 기관과 기업에서 쓰인 예문을 활용한 첨삭 지도
이 책에는 공공기관 및 기업에서 실제로 사용된 업무용 글쓰기 예문 113개를 실었고 각 예문에는 첨삭과 함께 해설을 달았다. 특히 [원문]과 [대안]을 나누어 ‘오답노트’ 방식으로 보여줌으로써 원래 글과 수정 후 개선된 글을 한눈에 비교해볼 수 있도록 배치했다. 그냥 모범 보고서를 하나 보여주고 참고하라고만 하지 않고 첨삭 내용을 자세히 말하는 이유에 대해 저자는 이렇게 말한다.
“업무용 글의 대표적 사례인 보고서는 누구나 익히면 상급 수준으로 작성할 수 있다. 다만 이러한 기술도 적절한 지침과 손에 잡히는 예시를 통해서 학습해야 한다. 그래야 시행착오를 거치지 않고 역량을 축적해나갈 수 있다.”
5~7장에서는 본격적으로 여러 종류의 업무용 글을 실제로 살펴보면서 글쓰기의 요령을 배울 수 있다. 5장 ‘실전 연습 1: 유형별 글쓰기 가이드’에서는 조직 운영제도 보고서, 모집 공고문, 개선 방안 보고서, 사업계획서, 회의 안내문, 보도자료 등 실무에서 사용되는 문서의 작성법을 실제 예문과 첨삭을 통해 생생하게 보여준다. 6장 ‘실전 연습 2: 문장 쓰기 가이드’에서는 하나의 문장을 쓰더라도 간결하고 설득력 있게 읽히는 작성법을 구체적으로 안내한다. 매력적이고 주목도가 높은 첫머리 쓰는 법, 동급 요소는 동일 형식으로 쓰기(구구절절), 가까운 요소는 가깝게 배치하기, 문장을 동사로 끝냄으로써 열린 문장 쓰기, 긴 문장을 여러 문장으로 나누기, 다양한 역접 접속사로 변화 주기 등을 다루었다.
7장 ‘실전 연습 3: 숫자, 표, 그래프 작성의 기본’에서는 업무용 문서에서 자주 쓰이는 숫자와 표 및 그래프의 정확한 작성법을 익힐 수 있다. ‘매출이 전년 대비 –8% 감소했다’, ‘주가 –8% 하락’, ‘과반수 이상’, ‘약 40~50여 편’ 등 자주 발견되는 ‘틀린 표현’의 옳은 대안도 알려준다. 또 보고서에 표나 그래프만 넣는 경우가 많은데, 이때도 글로 표나 그래프 내용을 설명해주고 그다음에 표나 그래프로 뒷받침해야 읽는 이가 핵심을 쉽게 파악할 수 있다. 그 외에 기간 수치와 시점 수치의 정확한 표현 방법, 증가율을 표현할 때 헷갈리기 쉬운 산술평균과 기하평균의 차이와 계산 방법 등을 확인할 수 있다.
사업과 조직의 언어에 익숙지 않은 사회초년생이든, 업무에 막 익숙해지기 시작한 실무자급 직원이든, 보고서를 작성하고 결재받아야 할 책임자인 팀장이든 ‘비즈니스 글쓰기 능력’은 몸값을 높이는 핵심 무기다. 30년 경력의 전문가가 알려주는 맞춤식 강의를 통해 당신의 경쟁력을 높여보자.
지은이 : 백우진
글쓰기 강사 겸 저술․번역가. 비즈니스 글쓰기 분야 베스트셀러 『일하는 문장들』을 썼다. 이 책을 바탕으로 삼성 계열 교육회사 멀티캠퍼스에 온라인강의 ‘직장인 글쓰기 트레이닝, 일하는 문장들’을 제공했다(평점 4.6/ 5.0). 수필․칼럼․논문 등으로 범위를 더 넓게 잡은 책 『첨삭 글쓰기』 등도 저술했다. 저서로는 『한국 경제 실패학』과 『안티이코노믹스』, 『나는 달린다, 맨발로』 등이, 번역서로는 『맥스 테그마크의 라이프 3.0』과 『인구 대역전』 등이 있다. 서울대 경제학과와 동 대학원을 졸업하고 동아일보 등 활재매체와 재정경제부, 한화투자증권에서 글을 쓰고 편집했다.
차례
머리말 _ 세 가지 원칙만 익히면 비즈니스 글쓰기는 쉬워진다
1장. 두괄식은 힘이 세다
왜 두괄식인가? | 유용한 두괄식 유형 세 가지 | 문구도 두괄식으로 쓴다 | 문단을 장악하는 두괄식 첫 문장의 힘 | 문단의 기본은 두괄식 | 여러 문단도 두괄식으로 전개한다
2장. 가지런하고 짜임새 있게 구조화하라
보고서 구성 단위는 문장 아니라 문단 | 구조화 문단의 두 유형: 안내형과 두괄식 | 개조식은 시각화다 | 첨삭 연습 1: 개조식 구성 | 첨삭 연습 2: 문단 구성과 목차 작성 | 첨삭 연습 3: 목차명과 내용 일치 | 첨삭 연습 4: 인트로 작성
3장. 겹치지 않게 빠짐없이 쓰라
보고서 작성에 유용한 MECE | 중언부언 피하기는 단어부터 | 문장에서 반복과 중첩 덜어내기 | 보고서에서 반복과 중첩 덜어내기 | 누락 없이 쓰기가 더 중요하다 | 핵심을 빠뜨리면 일에 구멍이 날 수 있다
4장. CEO 눈에 쏙 들게 하는 핵심요약문
핵심요약문은 명쾌한 의사결정을 이끈다 | 작성 여부는 ‘분량’보다 ‘직위’로 판단 | 바로 통과하려면 무엇을 써야 하나 | 첨삭 연습 1: 조직 운영제도 보고서 | 첨삭 연습 2: 모집 공고문
5장. 실전 연습 1: 유형별 글쓰기 가이드
개선 방안 보고서의 기본형과 첨삭 | 잘 쓴 사업계획서가 투자자를 부른다 | 공공사업계획서의 목차와 구성 | 회의 안내문에 꼭 담아야 할 내용 | 격식을 갖춘 사과문 쓰기 | 잘 통하는 보도자료, 이렇게 쓰세요 | 일잘러의 글쓰기 팁: 한국인은 ‘AND OR’에 약하다
6장. 실전 연습 2: 문장 쓰기 가이드
첫머리를 대충 쓰지 않았나요? | 동급 요소는 동일한 형식으로 | 가까운 요소는 가깝게 배치하자 | 명사는 답답하고, 동사는 생동한다 | 긴 문장을 저며내는 방법들 | 왜 역접의 90%는 ‘하지만’일까? | 일잘러의 글쓰기 팁 동사는 동사로 쓰자
7장. 실전 연습 3: 숫자, 표, 그래프 작성의 기본
군더더기는 숫자에서도 지우세요 | 변동 폭인가, 그 결과인가 | 기하평균 안 쓰다간 큰코다친다 | 글 먼저, 표나 그래프는 그 다음 | 표 작성의 3지침 | 그래프 100% 활용법 | 일잘러의 글쓰기 팁 그 ‘것’은 무엇인가?
맺음말 _ 읽는 이가 핵심을 파악하도록 쓰자
책 속으로
이 책 한 권만 읽으면 보고서 작성에 필요한 공부를 모두 할 수 있다. 두 콘텐츠 중 하나 또는 둘을 이미 학습한 독자라면 이 책을 통해 글쓰기 역량을 심화할 수 있다. 여기서는 ‘원문’과 ‘대안’을 비교하는, 이른바 오답노트 방식을 활용해 지침을 전한다. 글쓰기 방법은 지침만으로는 익히기 어렵다. 글쓰기에서 ‘지침 하나를 배우면 열을 깨치는’ 학습자는, 단언컨대 없다. 각 지침은 거기에서 나올 수 있는 여러 오답과 함께 제시되어야 더 많은 학습자에게 온전히 터득된다. _6쪽
소설가 스티븐 킹Stephen Edwin King은 대학에서 수필 쓰기를 강의한 적이 있다. 그는 『유혹하는 글쓰기On Writing』에서 “두괄식으로 쓰지 않으면 독자는 주제로부터 벗어나 헤매게 된다”고 말했다. 수필도 두괄식으로 쓰면 좋은데, 하물며 그보다 더 현실적인 글인 보고서야 말할 것도 없다. 다만 킹의 설명에는 수정할 대목이 있다. 두괄식으로 쓰지 않은 글을 읽는 독자는 ‘주제로부터 벗어나’는 게 아니라 ‘주제를 모른 채’ 헤매게 된다. _23쪽
보고서는 문단 단위로 쓴다. 문단 단위 쓰기는 두 단계로 이루어진다. 첫째, 개별 내용을 범주에 따라 분류해 묶는다. 둘째, 각 묶음이 어떤 범주에 해당하는지, 그 범주의 명칭을 각 묶음의 위에 적는다. 서술형 보고서의 경우 문단의 범주에 비추어 그 문단에 담긴 사례가 적합한지 검검해야 한다. ‘범주’와 ‘사례’를 대응시키는 사고와 서술이 문단 단위 작성의 기본이다. ‘범주’와 ‘사례’는 ‘일반’과 ‘개별’이라고도 설명할 수 있다. _73쪽
앞서 개조식이 제각각으로 정의되고 활용되어왔다는 상황을 전했다. 그런 가운데 자리 잡은 오해 중 하나가 ‘개조식은 각 문장을 명사로 마쳐야 한다’는 지침이다. 물론 명사로 끝낼 수도 있지만, 각 문장을 완성하고 마침표를 찍어도 부호와 들여쓰기로 구조를 시각화했다면 개조식이다. _88쪽
MECE 개념이 특히 유용한 업무가 보고서 작성이다. 보고서는 중첩된 내용이 없고, 누락된 사항도 없게 써야 한다. MECE는 두괄식, 구조화와 함께 보고서 작성의 3가지 핵심 지침을 이룬다. 세 지침을 충족하는 보고서는 매우 높은 완성도에 이른다. 다만 ‘중첩 없이’가 적용되지 않는 부분이 있다. 제목과 부제, 핵심요약문, 목차, 두괄식 문장, 안내문, 인트로 등이다. 이는 보고서를 읽는 이가 핵심을 보다 쉽고 빠르게 파악할 수 있게 만드는 요소에 해당한다. 보고서 내용을 ‘중첩 없이’ 작성하는 것보다 우선 적용하는 지침이다. _123쪽
육하원칙도 정보를 세트로 처리하는 방법이다. 육하원칙이란 사실을 전하는 기사에는 여섯 가지 정보, 즉 ‘누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜’ 했는지를 담아야 한다는 지침이다. 영어로는 Who, When, Where, What, How, Why의 머릿글자를 따 5W1H이라고 한다. 육하원칙은 기사 외에 업무용 문서를 작성할 때에도 기본으로 지켜야 한다. 문서를 쓰기 전에도 이 원칙을 ‘기본 그물’ 삼아 자료를 조사하고 수집해야 한다. _156쪽
개선 방안 보고서의 두 덩어리는 ‘현재’와 ‘미래’다. ‘현재’는 대개 ‘현황’과 ‘문제점’으로 나뉜다. 문제점은 구성원 모두 알지만 원인이 규명되지 않아서 개선 방안이 마련되지 않았을 수 있다. 그러다 컨설팅을 받아 원인이 밝혀지면 이제 개선 방안을 도출할 수 있다. 이 경우 ‘현재’는 ‘현황—문제점—원인 분석’으로 나뉜다. _203쪽
첫머리가 중요하다. 매력적인 첫 문장은 독자를 사로잡는다. 그래서 글쟁이들은 첫 문장을 두고 머리를 싸맨다. 첫 문장에 버금가게 각 문장의 첫 단어나 첫 문구도 중요하다. 이를 활용한 수사법이 도치법이다. ‘눈물겹게도 푸른 하늘을 그는 한참 동안 올려다보았다’라는 도치문은 ‘그는 한참 동안 눈물겹게도 푸른 하늘을 바라보았다’보다 대상에 투영된 ‘그’의 심리를 강조한다. 문장의 첫머리는 그래서 대충 쓸 대목이 아니다. 가능하면 주요 키워드가 앞에 배치돼야 한다. _249쪽
긴 문장을 여러 문장으로 나누는 방법은 많다. 의미 단위로 잘라내는 방법이 가장 간단하다. 수식하는 부분을 뒤로 돌리는 경우도 있다. 계기도 뒤로 옮길 수 있다. 문장을 나누면서 앞에 안내 문장을 추가하는 방식도 가능하다. 문장 전체를 재구성하면 좋은 경우도 있다. _277쪽
기업 보고서에서는 ‘불량률 전월 대비 0.02% 악화’라는 식의 구절이 간혹 보인다. 이런 정도의 변화는 수치로 나타낼 필요가 없다. ‘불량률 전월 수준’이다. 이런 내 판단에는 정황 근거가 있다. 저 구절을 쓴 담당자도 0.02% 악화에 대해 ‘대응 방안을 마련하기 위해 원인 파악 중’ 같은 서술을 하지 않았다는 사실이다. _307쪽
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